درسنامه ایمیل (پست الکترونیک) – ICDL

ایمیل (Email) یا پست الکترونیک (Electronic Mail)، روشی برای تبادل پیام از طریق اینترنت است. هر آدرس ایمیل ساختار منحصربه‌فردی دارد:

ساختار کلی: نام‌کاربری@نام‌دامنه
مثال: YR_Mehr@yahoo.com

۲. ارائه‌دهندگان سرویس ایمیل رایگان

برخی از معروف‌ترین سرویس‌های رایگان عبارتند از:

• Gmail (از شرکت گوگل)
• Outlook.com (سابقاً Hotmail و MSN)
• Yahoo! Mail
• iCloud Mail (اپل)

۳. اصطلاحات کلیدی ورود و خروج

• Sign Up / Create Account: ساخت حساب کاربری جدید (ثبت‌نام).
• Sign In / Log In: ورود به حساب ایمیل.
• Sign Out / Log Out: خروج از حساب ایمیل.

۴. طریقه ساخت یک حساب ایمیل (Gmail مثال)

1. به سایت ارائه‌دهنده (مثلاً gmail.com) بروید.
2. روی گزینه «ساخت حساب» (Create Account) کلیک کنید.
3. فرم ثبت‌نام را با دقت پر کنید. این فرم معمولاً شامل این موارد است:
   • First Name: نام
   • Last Name: نام خانوادگی
   • Username: نام کاربری (همان آدرس ایمیل شما خواهد شد). سیستم در صورت تکراری بودن، پیشنهادهایی می‌دهد.
   • Password: رمز عبور (قوی و ترکیبی از حروف، اعداد و نمادها)
   • Birthday: تاریخ تولد
   • Gender: جنسیت – Male(مرد) -Fmale(زن)
   • Phone Number: شماره تلفن (برای بازیابی امن حساب)
   • Recovery Email Address: آدرس ایمیل جایگزین (برای بازیابی)
   • CAPTCHA: کد امنیتی تصویری را وارد کنید.

۵. آشنایی با نرم‌افزار Microsoft Outlook

Outlook یک نرم‌افزار مدیریت ایمیل، تقویم و مخاطبین است که امکان کار آفلاین را نیز فراهم می‌کند. از طریق پروتکل‌های شبکه مانند IMAP یا POP3، ایمیل‌های شما را از سرور دریافت و مدیریت می‌کند.

مسیر دسترسی (در ویندوز):
Start Menu > All Apps / Programs > Microsoft Office > Outlook

معرفی اجزای اصلی پنجره Outlook:

• نوار عنوان (Title Bar)
• نوار دسترسی سریع (Quick Access Toolbar)
• نوار ریبون (Ribbon) (شامل تب‌های Home، Send/Receive و…)
• پنل پوشه‌ها (Navigation Pane) (ستون سمت چپ)
• پنل لیست ایمیل‌ها
• پنل خواندن ایمیل

۶. پوشه‌های استاندارد در Outlook

• Inbox: صندوق ورودی (ایمیل‌های دریافت شده).
• Drafts: پیش‌نویس‌ها (ایمیل‌های ذخیره‌شده و ناتمام).
• Sent Items: پیام‌های ارسال‌شده.
• Outbox: صندوق خروج (ایمیل‌های در حال ارسال).
• Deleted Items / Trash: سطل بازیافت (ایمیل‌های حذف شده).
• Junk Email / Spam: هرزنامه‌ها و ایمیل‌های ناخواسته.

۷. اصطلاحات مربوط به ارسال و دریافت ایمیل

• From: آدرس فرستنده.
• To: آدرس گیرنده اصلی.
• Cc (Carbon Copy): ارسال رونوشت برای گیرندگان ثانویه (همه آدرس‌ها قابل مشاهده هستند).
• Bcc (Blind Carbon Copy): ارسال رونوشت مخفی (آدرس گیرندگان این قسمت برای دیگران دیده نمی‌شود).
• Subject: موضوع ایمیل.
• Attachment: فایل ضمیمه.
• Flag / Follow Up: پرچم‌گذاری برای پیگیری.
• Importance (High / Low): تعیین سطح اهمیت پیام.

نکته مهم: برای جدا کردن چند آدرس ایمیل در فیلدهای To، Cc یا Bcc، از علامت سمیکالن ( ; ) استفاده می‌کنیم.

۸. مدیریت پوشه‌ها در Outlook

• ساخت پوشه جدید:
  • راست‌کلیک روی Outlook Data File > New Folder
  • یا از تب Folder در ریبون، گزینه New Folder
• تغییر نام پوشه: راست‌کلیک روی پوشه > Rename
• حذف پوشه: راست‌کلیک روی پوشه > Delete
• کپی/انتقال ایمیل:
  • راست‌کلیک روی ایمیل > Move > Copy to Folder یا Move to Folder
  • استفاده از تب Home در ریبون.

۹. مدیریت وضعیت خواندن ایمیل

• علامت‌گذاری به عنوان خوانده‌شده (Mark as Read): راست‌کلیک روی ایمیل > Mark as Read
• علامت‌گذاری به عنوان خوانده‌نشده (Mark as Unread): راست‌کلیک روی ایمیل > Mark as Unread

۱۰. مدیریت مخاطبین (Address Book)

• Contact: اطلاعات یک مخاطب.
• Contact Group / Distribution List: گروهی از مخاطبین (برای ارسال جمعی).
• Title: عنوان (مانند دکتر، مهندس، آقا، خانم).
• Nickname: نام مستعار.

طریقه افزودن مخاطب جدید:
Home Tab > New Items > Contact
در پنجره باز شده، فیلدهای ضروری مانند Full Name و Email Address را پر کنید.

طریقه ایجاد گروه مخاطبین:
Home Tab > New Items > More Items > Contact Group

سایر اصطلاحات ایمیل و پست الکترونیک در نرم افزار outlook :

• Contact    : م خاطبین 
• Grup  : مخاطبین بصورت گروهی  (مانند  گروه دوستان ، همکاران و فامیل)
• Send/resive     وضعیت ارسال و دریافت
• Spam      هرز نامه یا   نامه مزاحم
• Signature   : امضای الکترو نیکی
• Nickname   : نام معروفیت
• Title  :  عنوان ( مانند دکتر  ،  مهندس ، آقا و خانم )

۱۱. خلاصه و پرسش‌های پایانی درس

مطالب این بخش را به خوبی مرور کنید و به سوالات زیر پاسخ دهید:

1. جهت ارسال یک کپی یا رونوشت نامه، آدرس مربوطه در کدام کادر نوشته می‌شود؟ (Cc یا Bcc)
2. برای ارسال یک نامه به چند نفر، آدرس‌ها را با چه علامتی از هم جدا می‌کنیم؟ ( ; )
3. نامه‌های ناخواسته (Spam) در کدام پوشه قرار می‌گیرند؟ (Junk Email)
4. در آدرس http://www.msn.com، بخش msn نشان‌دهنده چیست؟ (نام دامنه)
5. اصطلاح Address Book در ایمیل به چه معناست؟ (دفترچه مخاطبین)
6. برای ارسال مخفیانه یک پیام به گیرنده، از چه گزینه‌ای استفاده می‌شود؟ (Bcc)
7. کپی نامه‌ها پس از ارسال، به طور پیش‌فرض در کدام پوشه ذخیره می‌شوند؟ (Sent Items)

بیشتر بدانیم :

آموزش ورد از مبتدی تا پیشرفته